Если правильно вести список дел, то список становится удобным инструментом управления задачами. К сожалению, методы, которыми пользуются многие люди, неэффективны: они не помогают выполнять повседневные обязанности. Как бы удивительно это ни звучало, многие системы ведения списка дел даже снижают эффективность: этот феномен называется “парадокс производительности”.
“Список дел – это на сегодняшний день одна из самых простых систем управления задачами. И все же этот метод по-прежнему плохо дается миллионам людей”.
Из-за неудачно организованной системы вы теряете время, начинаете испытывать неудовлетворенность и в конце концов – настоящий стресс. А поскольку ваша система никак не помогает вам вовремя завершить дела, количество дел растет, как гора, – и это окончательно выбивает вас из колеи.
Каждый из наиболее распространенных сегодня методов ведения списков дел имеет свои особенности, поэтому вам стоит обдумать эти способы и выбрать, что подходит именно вам.
- Огромный список, который включает в себя абсолютно все. Если вы предпочитаете такую систему “разгрузки мозга”, запишите все свои задачи на одном гигантском листе. Возможно, “выгрузить” все из головы на бумагу и хорошо, но метод этот недейственный. Из-за большого количества дел, перечисленных в одном месте, вы можете впасть в ступор.
- “Задача + начало работы + конец работы”. Для каждого дела обозначаются конкретные сроки.
- “Список дел из двух частей: все задачи + повседневные задачи”. В этой системе к основному списку всех дел, которые необходимо сделать, добавляется список конкретных дел на каждый день.
- “Стратегия 3 + 2”. Каждый день у вас должны быть три большие задачи (каждая занимает 1–2 часа) и две небольшие (каждая занимает не более 30 минут).
- “Правило 1–3–5”. Каждый день сосредоточивайтесь на одной большой задаче, трех средних и пяти небольших.
- “Система проектов”. Составляйте отдельный список задач для каждого своего проекта.
- “Подход 3 СВЗ”. СВЗ – это “самая важная задача” (по Дэвиду Аллену). Выбирайте три приоритетных задачи на каждый день.
- “Метод канбан”. Разделите доску на три колонки: “Сделать”, “В работе” и “Сделано”. Каждое дело запишите на отдельном листке липкой бумаги. По мере выполнения каждой задачи перемещайте листок с ее названием из одной колонки в другую. Этот метод даст вам чувство удовлетворенности, которое поможет справляться с отрицательными эмоциями.
- “Матрица”. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре части. Различные комбинации параметров “важность” и “срочность” дадут вам четыре варианта: “Важно и срочно”; “Важно, но не срочно”; “Не важно, но срочно”; “Не важно и не срочно”. Озаглавьте таким образом четыре клетки матрицы. Распределите свои задачи по этим четырем клеткам и уделяйте им время и внимание в зависимости от обозначенных параметров.
- “Getting things done (GTD)”. В этой популярной и превозносимой многими системе есть основной список всех дел. Отдельные задачи, над которыми следует работать, сгруппированы по разным, хорошо продуманным, спискам в зависимости от их контекста. В системе GTD вы должны пересматривать свои списки еженедельно. В GTD также есть список “Следующие действия” и список “Когда-нибудь/может быть”.
Чтобы создать эффективную систему ведения списка дел, основанную на теоретических знаниях и элементах наиболее популярных методик, пользуйтесь следующими рекомендациями.
- Отделяйте текущие задачи от того, что нужно будет сделать в будущем. Каждый день работайте над текущими задачами. По вечерам перемещайте несколько будущих задач в текущие задачи на следующий день.
- Классифицируйте задачи по результатам, которые вы хотите получить. Каждую задачу в списке привязывайте к конкретной цели.
- Разбивайте проекты на отдельные задачи. “Единственный способ съесть слона – откусывать каждый раз понемножку”. Разделите проекты на выполнимые компоненты. Работайте над завершением каждого по очереди.
- Назначайте срок каждой задаче. Устанавливайте приоритетность и ответственно относитесь к соблюдению сроков.
- Сокращайте число текущих задач до семи. Выполнить такое количество дел может любой. На каждую из задач выделяйте не менее 15 минут. Не включайте в это число слишком мелкие задачи, такие как “позвонить такому-то”. Не стоит записывать задачи такого рода – просто выполняйте их сразу же.
- Группируйте задачи по проектам, виду или географическому расположению. Для каждой значимой категории составляйте свой список.
- Очищайте свои списки от слишком расплывчатых задач. Исключайте мечты (например, “переоборудовать кухню”), нечетко сформулированные задачи (“позвонить Джону”), тривиальные задачи (обычные мелкие обязанности, которые появляются и исчезают) и обещания самому себе (“выучить испанский”).
- Рассчитывайте, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Приобретая навык точной оценки временных затрат, вы с каждым днем будете увеличивать свою эффективность.
- Включайте в формулировку задач глаголы. В названии каждой задачи должно быть действие.
- Отмечайте, требует ли задача участия других людей. Указывайте контекст – будет ли выполнение задачи зависеть от действий других людей.
—
Статья подготовленная по материалам книги
«Формула составления списка дел»
Деймон Захариадес
The Art Of Productivity, 2016