10 самых популярных систем ведения списков дел

//10 самых популярных систем ведения списков дел

10 самых популярных систем ведения списков дел

image_pdfimage_print

Если правильно вести список дел,  то список становится удобным инструментом управления задачами. К сожалению, методы, которыми пользуются многие люди, неэффективны: они не помогают выполнять повседневные обязанности. Как бы удивительно это ни звучало, многие системы ведения списка дел даже снижают эффективность: этот феномен называется “парадокс производительности”.

“Список дел – это на сегодняшний день одна из самых простых систем управления задачами. И все же этот метод по-прежнему плохо дается миллионам людей”.

Из-за неудачно организованной системы вы теряете время, начинаете испытывать неудовлетворенность и в конце концов – настоящий стресс. А поскольку ваша система никак не помогает вам вовремя завершить дела, количество дел растет, как гора, – и это окончательно выбивает вас из колеи.

Каждый из наиболее распространенных сегодня методов ведения списков дел имеет свои особенности, поэтому вам стоит обдумать эти способы и выбрать, что подходит именно вам.

  1. Огромный список, который включает в себя абсолютно все. Если вы предпочитаете такую систему “разгрузки мозга”, запишите все свои задачи на одном гигантском листе. Возможно, “выгрузить” все из головы на бумагу и хорошо, но метод этот недейственный. Из-за большого количества дел, перечисленных в одном месте, вы можете впасть в ступор.
  2. “Задача + начало работы + конец работы”. Для каждого дела обозначаются конкретные сроки.
  3. “Список дел из двух частей: все задачи + повседневные задачи”. В этой системе к основному списку всех дел, которые необходимо сделать, добавляется список конкретных дел на каждый день.
  4. “Стратегия 3 + 2”. Каждый день у вас должны быть три большие задачи (каждая занимает 1–2 часа) и две небольшие (каждая занимает не более 30 минут).
  5. “Правило 1–3–5”. Каждый день сосредоточивайтесь на одной большой задаче, трех средних и пяти небольших.
  6. “Система проектов”. Составляйте отдельный список задач для каждого своего проекта.
  7. “Подход 3 СВЗ”. СВЗ – это “самая важная задача” (по Дэвиду Аллену). Выбирайте три приоритетных задачи на каждый день.
  8. “Метод канбан”. Разделите доску на три колонки: “Сделать”, “В работе” и “Сделано”. Каждое дело запишите на отдельном листке липкой бумаги. По мере выполнения каждой задачи перемещайте листок с ее названием из одной колонки в другую. Этот метод даст вам чувство удовлетворенности, которое поможет справляться с отрицательными эмоциями.
  9. “Матрица”. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре части. Различные комбинации параметров “важность” и “срочность” дадут вам четыре варианта: “Важно и срочно”; “Важно, но не срочно”; “Не важно, но срочно”; “Не важно и не срочно”. Озаглавьте таким образом четыре клетки матрицы. Распределите свои задачи по этим четырем клеткам и уделяйте им время и внимание в зависимости от обозначенных параметров.
  10. Getting things done (GTD)”. В этой популярной и превозносимой многими системе есть основной список всех дел. Отдельные задачи, над которыми следует работать, сгруппированы по разным, хорошо продуманным, спискам в зависимости от их контекста. В системе GTD вы должны пересматривать свои списки еженедельно. В GTD также есть список “Следующие действия” и список “Когда-нибудь/может быть”.

Чтобы создать эффективную систему ведения списка дел, основанную на теоретических знаниях и элементах наиболее популярных методик, пользуйтесь следующими рекомендациями.

  1. Отделяйте текущие задачи от того, что нужно будет сделать в будущем. Каждый день работайте над текущими задачами. По вечерам перемещайте несколько будущих задач в текущие задачи на следующий день.
  2. Классифицируйте задачи по результатам, которые вы хотите получить. Каждую задачу в списке привязывайте к конкретной цели.
  3. Разбивайте проекты на отдельные задачи. “Единственный способ съесть слона – откусывать каждый раз понемножку”. Разделите проекты на выполнимые компоненты. Работайте над завершением каждого по очереди.
  4. Назначайте срок каждой задаче. Устанавливайте приоритетность и ответственно относитесь к соблюдению сроков.
  5. Сокращайте число текущих задач до семи. Выполнить такое количество дел может любой. На каждую из задач выделяйте не менее 15 минут. Не включайте в это число слишком мелкие задачи, такие как “позвонить такому-то”. Не стоит записывать задачи такого рода – просто выполняйте их сразу же.
  6. Группируйте задачи по проектам, виду или географическому расположению. Для каждой значимой категории составляйте свой список.
  7. Очищайте свои списки от слишком расплывчатых задач. Исключайте мечты (например, “переоборудовать кухню”), нечетко сформулированные задачи (“позвонить Джону”), тривиальные задачи (обычные мелкие обязанности, которые появляются и исчезают) и обещания самому себе (“выучить испанский”).
  8. Рассчитывайте, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Приобретая навык точной оценки временных затрат, вы с каждым днем будете увеличивать свою эффективность.
  9. Включайте в формулировку задач глаголы. В названии каждой задачи должно быть действие.
  10. Отмечайте, требует ли задача участия других людей. Указывайте контекст – будет ли выполнение задачи зависеть от действий других людей.

Статья подготовленная по материалам книги
«Формула составления списка дел»
Деймон Захариадес
The Art Of Productivity, 2016

2019-09-26T00:42:51+03:0026 сентября, 2019|Библиотека предпринимателя|